5 conseils pratiques pour organiser une réunion en ligne

De plus en plus, les entreprises cherchent à optimiser le temps productif et réduire les dépenses liées aux déplacements. C’est une bonne pratique en matière de gestion des ressources humaines. Elles sont alors confrontées au choix du type de réunion. Avec l’explosion des nouvelles technologies, il n’a jamais été aussi facile d’organiser une réunion en ligne. Les avantages de la digitalisation de la réunion sont nombreux :

• il n’y a plus de temps et de frais de déplacement
• il est possible de réunir rapidement et facilement des participants aux 4 coins du monde
• le partage de documents est très simple
• la réunion peut être enregistrée pour être visualisée plus tard grâce au replay

Planifier ses réunions avec un logiciel dédié

Il est bien plus simple d’organiser une réunion en ligne plutôt qu’en face à face, comme le propose l’outil Skope sur le site https://www.skope.eu. En effet, pour une réunion en ligne, vous n’aurez pas besoin de trouver une salle disponible à la date prévue. De plus, les participants peuvent simplement se rendre disponibles le temps de la réunion. Nul besoin pour eux de voyager et de prévoir un temps incompressible avant et après.

En planifiant votre réunion, vous éviterez les problèmes pour trouver un créneau où toute la liste des participants soit disponible. Vous permettrez en outre à chacun de préparer ses présentations pour le jour J sans aucun stress.

Inviter le juste nombre de participants

L’organisateur doit avoir conscience du fait qu’en matière de réunions, qu’elles soient virtuelles ou pas, il ne sert à rien d’inviter trop de participants. L’importance stratégique d’une réunion ne se mesure pas au nombre de participants présents. Plus le nombre de personnes assistant à une réunion est conséquent, moins la réunion sera efficace : elle risque de s’éterniser, en particulier si chacun veut intervenir pour apporter sa pierre à l’édifice.

Pour chaque personne invitée, il faut donc se demander :

• si sa participation est vraiment indispensable
• si elle n’aurait pas mieux à faire pour l’entreprise
• si elle ne pourrait pas se contenter du compte rendu de réunion.

Utiliser une solution collaborative complète

De nombreux outils sont présents sur le marché pour vous faciliter l’organisation de réunions en ligne. Le recours à un outil collaboratif apporte une vraie valeur ajoutée. Cela permet par exemple de partager des documents entre l’organisateur et les participants, de définir un agenda précis et de le suivre tout au long de la réunion. Le partage d’écran et le tableau blanc renforcent la capacité des utilisateurs à échanger de façon interactive sur des sujets précis.

La sécurisation des données transmises est un aspect important. Il est donc essentiel que la communication soit cryptée et que les documents soient stockés dans un espace sécurisé avec un contrôle des droits d’accès par utilisateur.

Avoir une solution de visioconférence vraiment fiable

Il est aujourd’hui possible de voir tous les participants présents à votre réunion à distance grâce à la vidéoconférence. Cependant, pour que cela fonctionne correctement, vous devez tous disposer d’une solution audio et vidéo robuste. Le flux vidéo HD délivré par la webcam, même compressé, doit être transmis en temps réel et représente un certain volume de données. L’infrastructure réseau doit être à même de le supporter sans induire de délai ou de perte de données.

Cela peut représenter un challenge lorsque le nombre de participants est élevé, encore plus si certains d’entre eux se trouvent au bout du monde, ou dans des lieux où la connexion internet est limitée. Les problèmes techniques peuvent être frustrants, il convient donc d’adopter une solution de visioconférence fiable.

Définir un agenda précis et ressortir avec un plan d’action concret

La réunion doit avoir un ou plusieurs objectifs précis. Chacun doit avoir conscience de ces objectifs et se préparer pour apporter une contribution utile à l’ensemble des participants. Pendant la réunion, une personne sera chargée de réaliser les comptes rendus avec le plan d’action. Chaque action devra être assignée à une personne avec une échéance. Évitez les erreurs récurrentes : désigner plusieurs personnes comme responsables de l’accomplissement d’une action, ou encore ne pas définir de date butoir pour sa réalisation.

Vous le voyez, organiser une réunion, qu’elle soit virtuelle ou physique, nécessite un certain cadrage pour que l’objectif initial soit pleinement atteint.

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