Pour quelles raisons externaliser la paie ?

Suite à la création de votre entreprise, vous vous demandez s’il faut mieux internaliser ou externaliser la paie. La préparation de la paie est une activité complexe qui nécessite un savoir-faire bien spécifique. Dans les entreprises, elle est prise en charge par le service comptable ou le service RH. En fonction de la taille de la société, une ou plusieurs personnes sont dédiées à cette activité. Il est également possible de faire appel à un prestataire externe comme un cabinet comptable ou un service de gestion de la paie en ligne. Voici les raisons d’externaliser la paie dans une entreprise.

Comment externaliser la paie ?

L’externalisation est une solution à privilégier lorsque les ressources humaines sont insuffisantes au sein de l’entreprise. Il s’agit d’un moyen efficace pour optimiser la gestion de la paie et gagner en productivité. Pour cela, il est important d’opter pour la solution qui réponde à vos besoins. L’externalisation de la paie peut être confiée à un cabinet d’expertise-comptable, un cabinet RH ou encore un service de gestion de la paie en ligne. Le choix doit se faire en fonction de vos attentes et des compétences des professionnels.

Pour les PME, le choix de l’externalisation est une alternative intéressante pour se décharger d’une activité chronographe et ainsi gagner en temps. Les entreprises qui optent pour cette solution doivent faire appel à un spécialiste qualifié et expérimenté dans la gestion de la paie.

L’externalisation de la paie permet d’optimiser le traitement de la paie, d’améliorer la productivité du service des ressources humaines et de se libérer de certaines contraintes administratives. De plus, l’externalisation permet d’éviter les erreurs humaines et les erreurs de saisie. Le choix d’externaliser sa paie n’est pas une décision à prendre à la légère. Il faut prendre en compte plusieurs paramètres pour garantir la réussite de ce projet.

Prenez le temps d’interroger quelques prestataires externes pour leur demander un devis chiffré. Cela vous permettra de vous faire une idée précise du montant que vous allez devoir payer chaque mois pour ce service. Les avantages à passer d’une gestion interne à une gestion externe sont nombreux comme vous pouvez le découvrir ci-dessous.

Combien coûte la préparation externalisée de la paie ?

La préparation externalisée de la paie est facturée en fonction des services fournis. Il faut donc prévoir un budget pour un tel projet. Les tarifs varient en fonction du prestataire choisi et des tâches que vous souhaitez externaliser. Pour connaître avec précision les prix d’un prestataire externe, n’hésitez pas à demander plusieurs devis auprès de multiples entreprises. Vous pourrez ainsi comparer leurs offres et choisir celle qui vous convient le mieux.

Les tarifs d’externalisation de la paie sont très variés. En effet, le prix d’un service dépend du prestataire choisi. En général, il faudra compter entre 20 et 30 € par fiche de paie préparée par mois. Plus on a de salariés et plus les tarifs seront dégressifs. Certains prestataires facturent également un montant initial pour la mise en œuvre puis un forfait mensuel administratif.

Bénéficier de l’expertise d’un professionnel de la paie

L’externalisation de la paie est un projet qui peut s’avérer complexe. C’est pourquoi il faut confier ce travail à un cabinet spécialisé dans l’externalisation de la paie. Cette solution vous permet d’être accompagné par un expert pour vous aider dans la mise en place du service. Cela commencer par une phase d’analyse pour bien comprendre le mode de fonctionnement de votre entreprise et les règles applicables en fonction de votre convention collective. Puis une fois le paramétrage finalisé, le prestataire prépare chaque mois les fiches de paie à partir des éléments variables que vous lui aurez transmis. Pour faciliter les échanges, le service vous propose en général un portail ou logiciel pour saisir ces éléments.

Le service s’accompagne également d’un véritable conseil au quotidien. La paie est très compliquée en France en raison des nombreuses lois qui régissent la rémunération du travail. Pour être en conformité, l’employeur peut se reposer sur un gestionnaire externe ayant l’habitude de son secteur d’activité.

La préparation des déclarations sociales

La plupart des sociétés externalisent les tâches de préparations des déclarations sociales pour alléger les charges et se concentrer sur leur cœur de métier. Il faut donc commencer par définir le calendrier des déclarations mensuelles à envoyer à l’URSSAF et l’AGIRC-ARRCO (les deux principales caisses du régime général).

Ensuite, il est nécessaire de préparer les documents à envoyer aux organismes concernés (URSSAF, DGFIP, etc…). Il faut notamment renseigner les différents taux de cotisations et les montants des assiettes forfaitaires. Cette partie est très technique et demande beaucoup de savoir-faire.

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