Comment fonctionne un logiciel de recouvrement?

Vous travaillez au service comptable d’une société. L’une des problématiques à laquelle vous faites régulièrement face, c’est le recouvrement de créances clients. Cela fait partie des tâches dévolues au comptable que de s’assurer que les clients paient régulièrement leurs factures. Cet aspect est essentiel pour limiter l’encours et éviter les tensions sur la trésorerie. Une gestion comptable optimale des recouvrements passe par la mise en place d’un logiciel de recouvrement des créances. L’idée est de favoriser le recouvrement amiable de vos impayés plutôt qu’un recouvrement judiciaire beaucoup plus long, couteux et aléatoire.


Les différentes solutions de recouvrement

Pour gérer les clients récalcitrants, vous pouvez faire appel à une société de recouvrement ou mettre en œuvre une solution de recouvrement des factures. Vous pouvez également mandater un huissier de justice. L’agent de recouvrement agit comme un tiers qui va contacter votre débiteur pour tenter de le convaincre de vous régler rapidement. Il va le relancer régulièrement jusqu’à obtenir gain de cause. Vous devrez en général lui payer un forfait et/ou un pourcentage sur la facture recouvrée.

Pour ce qui est des huissiers, c’est une possibilité à utiliser en dernier recours pour adresser une injonction de payer car elle est très formelle et peut abîmer votre relation commerciale avec le client. Personne n’aime voir débarquer dans son entreprise un huissier, même quand c’est légitime. Cela donne le sentiment d’être pris en faute.

La dernière solution est d’utiliser un logiciel de recouvrement pour assurer le suivi et la résolution des contentieux. Un tel logiciel est très pratique car il vous permet d’internaliser tout le processus de gestion du recouvrement. Il est ainsi entièrement géré par le service recouvrement en lien avec le service comptable.

Les fonctionnalités clés d’un logiciel de recouvrement

Ce type de logiciel comprend tout ce dont vous avez besoin pour optimiser le temps de règlement de vos impayés et ainsi éviter le recouvrement judiciaire. Concrètement, pour chaque facture client, vous allez pouvoir suivre les délais de paiement et déclencher une procédure spécifique lorsque l’on dépasse une échéance particulière. Vous allez pouvoir classer vos clients suivant leur type (mauvais payeur, tête en l’air, etc..) et définir pour chaque catégorie une procédure de recouvrement des dettes. Le scoring du client va vous aider à attribuer une limite de crédit ainsi qu’un processus de validation interne pour les conditions de paiement octroyées suivant le risque client associé.

Votre process de recouvrement va permettre une communication interactive avec la personne en charge de régler vos factures impayées côté client. La relance pourra se faire par SMS, par email ou directement via des appels téléphoniques. Le but de tous ces rappels est de trouver une solution amiable. Dans la très grande majorité des situations, cela fonctionne très bien. Ces relances vous évitent de passer par une procédure judiciaire contre votre créancier. Le logiciel permet de tracker chaque impayé jusqu’à l’encaissement de façon très cadrée et ainsi de réduire les frais de recouvrement.

Au-delà du recouvrement des créances et de la gestion des risques d’impayés, le logiciel de recouvrement doit disposer d’un module de reporting pour vous aider à suivre en temps réel les indicateurs clés : DSO, taux d’impayé, etc… Le retard de paiement pèse lourd sur la trésorerie de votre entreprise. Il impacte le DSO ((Day Sales Outstanding), un indicateur financier qui correspond au délai moyen de recouvrement des créances.

logiciel de recouvrementMettre en place un logiciel de recouvrement des créances aide à réduire les délais de paiement.

La gestion des débiteurs est plus simple qu’il n’y paraît

Bien souvent, l’entreprise préfère se focaliser sa politique commerciale et le fait d’attirer de nouveaux clients plutôt que de régler les litiges, notamment au niveau des paiements, avec les clients existants. C’est une erreur stratégique majeure car obtenir le paiement de la part de ses débiteurs n’est pas forcément aussi compliqué qu’il n’y paraît. En effet, avec un système de relances automatisées, vous allez habituer votre client à vous payer rapidement. Il sait que s’il ne le fait pas, il va être relancé encore et toujours de façon systématique. Donc il va vous payer plus rapidement pour éviter ces relances. En l’informant des conséquences des retards de paiements, notamment au niveau des pénalités de retard mais aussi de sa limite de crédit, il saura que c’est son intérêt de vous payer rapidement.

Contrairement à ce que l’on pourrait imaginer, la plupart des clients sont de bonne foi. Lorsqu’ils ne vous payent pas, cela peut être dû à :

  • un oubli ou une négligence,
  • un litige sur la qualité du service ou des produits,
  • la perte de votre facture,
  • un processus de validation interne trop contraignant,
  • un manque temporaire de trésorerie.

La communication vous permettra dans l’immense majorité des cas de trouver une solution rapide et d’améliorer votre taux de recouvrement. Le logiciel agit comme un véritable support pour gérer le processus de recouvrement des sommes dues sur chaque poste client.

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Christophe

Christophe

Rédacteur en chef de Futur RH. Entrepreneur, spécialiste de toutes les problématiques relatives aux ressources humaines et à la gestion d'entreprise au sens large.

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