Comment fonctionne un logiciel de recouvrement?

Vous travaillez au service comptable d’une société. L’une des problématiques à laquelle vous faites régulièrement face, c’est le recouvrement de créances clients. Cela fait partie des tâches dévolues au comptable que de s’assurer que les clients paient régulièrement leurs factures. Cet aspect est essentiel pour limiter l’encours et éviter les tensions sur la trésorerie. Une gestion comptable optimale des recouvrements passe par la mise en place d’un logiciel de recouvrement des créances. L’idée est de favoriser le recouvrement amiable de vos impayés plutôt qu’un recouvrement judiciaire beaucoup plus long, couteux et aléatoire.

Les différentes solutions de recouvrement

Pour gérer les clients récalcitrants et réduire les factures impayées, vous pouvez faire appel à une société de recouvrement ou mettre en œuvre une solution de recouvrement des factures. Vous pouvez également mandater un huissier de justice. L’agent de recouvrement agit comme un tiers qui va contacter votre débiteur pour tenter de le convaincre de vous régler rapidement. Il va le relancer régulièrement jusqu’à obtenir gain de cause. Vous devrez en général lui payer un forfait et/ou un pourcentage sur la facture recouvrée.

Pour ce qui est des huissiers, c’est une possibilité à utiliser en dernier recours pour adresser une injonction de payer car elle est très formelle et peut abîmer votre relation commerciale avec le client. Personne n’aime voir débarquer dans son entreprise un huissier, même quand c’est légitime. Cela donne le sentiment d’être pris en faute.

La dernière solution est d’utiliser un logiciel de recouvrement pour assurer le suivi et la résolution des contentieux. Un tel logiciel est très pratique car il vous permet d’internaliser tout le processus de gestion du recouvrement. Il est ainsi entièrement géré par le service recouvrement en lien avec le service comptable. Les logiciels de recouvrement des créances présents sur le marché sont très nombreux et riches en fonctionnalités pour les entreprises. Tous ont le même but : vous aider à recouvrer le cash bloqué par les clients plus rapidement et ainsi mettre un terme aux litiges en cours. Ils sont très utilisés en comptabilité.

Externaliser sa gestion du recouvrement à une société spécialisée

La société de recouvrement est experte dans la récupération de créances auprès des débiteurs. Elle agit pour le compte de l’entreprise ayant du mal à se faire payer ses factures. Ainsi, le service comptable peut être soulagé de cette tâche souvent très ingrate et fastidieuse. L’intérêt de la société de recouvrement est que ses employés n’ont pas de lien particulier avec les débiteurs alors que le comptable peut avoir noué des liens particuliers avec certains clients. Une relation de confiance établie sur le long terme avec un client va entrer en conflit avec la nécessité de relancer le client pour obtenir le paiement des factures en souffrance. La société externe va être plus factuelle et se contenter d’appliquer une procédure sans faire de sentiments. Cela peut endommager la relation client mais en même temps, est-ce qu’il faut à tout prix être en bons termes avec un débiteur?

Alors comment trouver ce type de sociétés? Vous pouvez faire appel à une spécialiste du recouvrement comme clw par exemple. Mais ce n’est pas le seul opérateur disponible sur ce marché si spécifique à proposer ses services de recouvrement. L’important est d’établir une relation de confiance car cette société va parler à vos clients en votre nom. C’est une lourde responsabilité qu’elle va assumer. Vous pouvez faire une demande de devis puis comparer chaque offre reçue avant de vous décider. Il conviendra également de comparer avec le coût de recouvrement des créances lorsqu’il est réalisé en interne. Dans certains secteurs d’activité, le volume d’impayés est plus important que dans d’autres domaines. Du coup, lorsqu’il y a une nécessité de traiter un grand volume de dossiers, un certain niveau d’automatisation est indispensable pour réduire les coûts et récupérer plus vite du cash.

Les fonctionnalités clés d’un logiciel de recouvrement

Ce type de logiciel comprend tout ce dont vous avez besoin pour optimiser le temps de règlement de vos impayés et ainsi éviter le recouvrement judiciaire. Concrètement, pour chaque facture client, vous allez pouvoir suivre les délais de paiement et déclencher une procédure spécifique lorsque l’on dépasse une échéance particulière. Vous allez pouvoir classer vos clients suivant leur type (mauvais payeur, tête en l’air, etc..) et définir pour chaque catégorie une procédure de recouvrement des dettes. Le scoring du client va vous aider à attribuer une limite de crédit ainsi qu’un processus de validation interne pour les conditions de paiement octroyées suivant le risque client associé.

Votre process de recouvrement va permettre une communication interactive avec la personne en charge de régler vos factures impayées côté client. La relance pourra se faire par SMS, par email ou directement via des appels téléphoniques. Le but de tous ces rappels est de trouver une solution amiable. Dans la très grande majorité des situations, cela fonctionne très bien. Ces relances vous évitent de passer par une procédure judiciaire contre votre créancier. Le logiciel permet de tracker chaque impayé jusqu’à l’encaissement de façon très cadrée et ainsi de réduire les frais de recouvrement.

Au-delà du recouvrement des créances et de la gestion des risques d’impayés, le logiciel de recouvrement doit disposer d’un module de reporting pour vous aider à suivre en temps réel les indicateurs clés : DSO, taux d’impayé, etc… Le retard de paiement pèse lourd sur la trésorerie de votre entreprise. Il impacte le DSO ((Day Sales Outstanding), un indicateur financier qui correspond au délai moyen de recouvrement des créances.

Solution en ligne ou logiciel installé?

Parmi tous les logiciels disponibles, vous trouverez des solutions en ligne accessibles via une interface web et des logiciels qu’il faut installer sur votre ordinateur. La solution en ligne présente l’avantage d’être plus rapide à mettre en œuvre. Elle est souvent commercialisée sous la forme d’un abonnement à un service (SaaS). Le SaaS (software as a service) est de plus en plus répandu pour les logiciels professionnels. Le seul inconvénient est que vos données et informations clients sont alors hébergées dans le cloud. Cela peut présenter des problèmes de sécurité. L’achat d’une licence est aussi possible avec certains outils.

Gestion en interne avec un logiciel ou société de recouvrement?

Le choix entre l’une ou l’autre des solutions est surtout une question de coût et d’organisation. Est-ce que vous disposez de suffisamment de ressources pour gérer la relance des mauvais payeurs? Est-ce que vous avez envie de dédier des personnes à cette activité par toujours très agréable à réaliser au quotidien? Quelle est la solution la plus abordable et efficace par rapport à votre volumétrie et votre typologie de factures à recouvrir? Autant de questions qu’il faut se poser avant d’opter pour l’une ou l’autre des solutions. Dans certains cas, le logiciel de recouvrement sera plus intéressant qu’une externalisation. Dans d’autres cas, cela sera l’inverse. Beaucoup d’entreprises choisissent de réaliser un mix de deux. Elles confient à une société externe les créances les plus complexes et gèrent en interne celles pour lesquelles une automatisation est possible.

La gestion des débiteurs est plus simple qu’il n’y paraît

Bien souvent, l’entreprise préfère se focaliser sa politique commerciale et le fait d’attirer de nouveaux clients plutôt que de régler les litiges, notamment au niveau des paiements, avec les clients existants. C’est une erreur stratégique majeure car obtenir le paiement de la part de ses débiteurs n’est pas forcément aussi compliqué qu’il n’y paraît. En effet, avec un système de relances automatisées, vous allez habituer votre client à vous payer rapidement. Il sait que s’il ne le fait pas, il va être relancé encore et toujours de façon systématique. Donc il va vous payer plus rapidement pour éviter ces relances. En l’informant des conséquences des retards de paiements, notamment au niveau des pénalités de retard mais aussi de sa limite de crédit, il saura que c’est son intérêt de vous payer rapidement.

Contrairement à ce que l’on pourrait imaginer, la plupart des clients sont de bonne foi. Lorsqu’ils ne vous payent pas, cela peut être dû à :

• un oubli ou une négligence,
• un litige sur la qualité du service ou des produits,
• la perte de votre facture,
• un processus de validation interne trop contraignant,
• un manque temporaire de trésorerie.

La communication vous permettra dans l’immense majorité des cas de trouver une solution rapide et d’améliorer votre taux de recouvrement. Le logiciel agit comme un véritable support pour gérer le processus de recouvrement des sommes dues sur chaque poste client.

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