Le choix d’un SIRH dans une PME

Vous êtes à la recherche d’un nouveau logiciel RH pour votre entreprise. Ce domaine est complètement nouveau pour vous. Vous ne savez donc pas trop comment procéder pour structurer votre recherche d’une solution de gestion des ressources humaines. Cet article vous apporte quelques conseils pratiques pour vous accompagner.

Établir un cahier des charges avec votre besoin

La mise en place d’un SIRH est un vaste projet. Pour choisir la meilleure solution, vous devez lister tous vos besoins de façon très précise. Vous allez donc élaborer un cahier des charges SIRH. Ce cahier des charges sera ensuite transmis aux différents éditeurs afin de vérifier l’adéquation entre votre besoin et la solution proposée. Il existe des dizaines de SIRH sur le marché en France. Les solutions les plus abouties ont une quinzaine d’années d’existence. Chaque éditeur propose des fonctionnalités uniques autour d’un socle relativement commun. Les modules que l’on retrouve les plus souvent sont les suivants :

• la gestion des congés ;
• la gestion des notes de frais ;
• le suivi du temps de travail.

Il est toujours intéressant d’évaluer la capacité d’évolution d’une solution. Avoir un logiciel pour chaque besoin n’est pas du tout optimal. C’est pour cela qu’il est utile de lister tous vos besoins, même ceux qui ne sont pas immédiats et pourront être comblés par la suite.

Comment analyser vos processus RH ?

Pour vous aider à identifier les processus RH qui ont besoin d’être optimisés, vous pouvez les cartographier. Cette méthode permet de visualiser vos processus RH dans le détail et ainsi d’identifier les points à optimiser. La gestion administrative des employés peut être simplifiée par l’utilisation d’un SIRH. La mise en place d’un SIRH permet de bénéficier des avantages de la dématérialisation. Toutes les données sont alors gérées de façon informatique. Les échanges entre les collaborateurs sont plus fluides grâce à un outil en ligne.

Cela passe par une phase d’analyse et de cartographie. Le chef de projet SIRH va interviewer les utilisateurs pour bien comprendre les points de friction dans le processus. Ensuite, il va consolider les retours et faire des propositions d’amélioration qui seront discutées avec le service des ressources humaines. Il n’y aura alors plus qu’à traduire cela dans un cahier des charges.

Il faut bien cadrer chaque étape. Pour cela, on peut étudier les retours du personnel de l’entreprise. Un projet SIRH réussi s’appuie en permanence sur les retours des utilisateurs. L’objectif est de leur offrir une expérience de qualité.

Choisir un SIRH adapté à votre besoin

La plupart des SIRH ont été développés pour les grandes entreprises. Ce sont de véritables usines à gaz, très complexes à mettre en œuvre. Le coût de la licence mais aussi tous les coûts liés au projet (formation, installation, configuration, etc…) sont prohibitifs pour les PME. Face à cela, on trouve quelques solutions pensées dès le début pour adresser le marché des PME.

C’est le cas notamment de Mon Intranet qui s’est rapidement imposé depuis une dizaine d’années comme l’une des solutions les plus adaptées à ce segment des petites et moyennes entreprises, notamment grâce à sa simplicité de mise en œuvre et son coût réduit par rapport aux grands éditeurs internationaux. Cette solution française avant-gardiste a été la première à intégrer un module de gestion des notes de frais en 2009 au sein d’un SIRH. En 2021, ce fut encore une fois la première solution à intégrer un module procure to pay permettant ainsi une convergence totale entre le monde RH et le milieu du procurement.

Bref, vous l’aurez compris, choisir un SIRH, c’est faire confiance à un éditeur qui va fournir un service à votre entreprise sur le long terme. Alors, il faut vraiment prendre le temps de bien étudier la question pour se focaliser sur les solutions :

• entièrement développées en France car les spécificités du marché français sont mal prises en compte par les éditeurs étrangers ;
• avec une équipe projet et un service d’assistance en France parce que là encore, la proximité est souvent la clé de la réussite d’un projet SIRH ;
• faciles à mettre en œuvre, idéalement en mode SaaS, pour que toute la partie technique soit gérée par l’éditeur ;
• avec des coûts transparents parce que vous avez besoin d’avoir un budget précis sur toute la durée d’utilisation de la solution.

Tous ces critères vous permettront de choisir un système performant répondant au mieux à vos besoins.

Les erreurs à éviter quand on choisit un SIRH

Il y a un certain nombre d’erreurs à éviter lorsque l’on recherche un SIRH pour son entreprise :

• Choisir une solution avec un seul module car vous devrez alors prendre un nouveau logiciel pour chaque nouveau besoin.
• Sélectionner un logiciel surdimensionné édité par un grand éditeur car il prêtera peu d’attention à vos demandes d’évolution.
• Vouloir à tout prix conserver le fonctionnement exact de ses processus RH suite à la dématérialisation. Les SIRH ont une certaine souplesse mais certaines complexités sont difficiles à modéliser dans un système informatique. Cette transition peut être l’occasion d’une simplification.
• Ne pas prêter attention aux coûts additionnels facturés par les éditeurs : formation, installation, configuration, forfait d’assistance, développements complémentaires, etc…
• Choisir une solution fermée n’ayant aucune capacité d’export des données vers la paie ou la comptabilité.
• Retenir des outils SaaS hébergés dans des services Cloud localisés en dehors de l’Union Européenne, pas toujours très conformes à la RGPD, sans parler des normes de sécurité.

Pour aller plus loin sur ce sujet, n’hésitez pas à vous rendre sur ce site qui réalise une veille RH très intéressante.

D’autres articles intéressants sur les Ressources Humaines :

• Externalisation de la paie : la solution miracle pour les PME ?
• Le fonctionnement du budget du CSE
• L’amélioration des conditions de travail de ses salariés
• Le préavis à respecter en cas de fin de la période d’essai
• Prolonger son congé maternité
• Tous les avantages du recrutement en intérim pour un employeur
• Est-il légal d’envoyer des SMS à un salarié en dehors de ses heures de travail ?
• Rédiger votre mail de départ de l’entreprise
• Quel est le salaire d’une directrice des ressources humaines ?
• Comment faire de votre entreprise “the best place to work” ?
• Comment trouver une formation pour responsable RH?
• Comment résoudre les litiges avec un salarié?
• Tout savoir à propos de la formation en situation de travail
• Pourquoi avoir recours à un DRH à temps partagé?
• Recruter un directeur des ressources humaines
• Les principales causes d’arrêt maladie
• Le métier d’assistant social au travail
• 5 conseils pratiques pour organiser une réunion en ligne
• Les facteurs clés de succès de l’entreprise
• Marque Employeur : définition, enjeux et leviers
• Les challenges du management interculturel
• Le présentéisme au travail
• Jours de congés pour le décès d’un grand parent
• Quelles sont les règles du congé mariage?
• Jours de fractionnement : règles d’acquisition
• Que faire en cas d’absence injustifiée d’un salarié?
• L’impact du congé maternité sur les congés payés
• Est-ce que mon employeur peut m’imposer les dates des vacances?
• Congés par anticipation : les règles à connaître